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Nous allons nous positionner dans « Le Monde d’Alice », un pays où tout est merveilleux car les Entreprises qui fusionnent ont strictement la même manière de travailler, c’est à dire les mêmes processus, et utilisent les mêmes outils informatiques (progiciels). 

Génial ! Me direz-vous, la fusion des Systèmes d’Information va être magique ! Cela va me coûter « peanuts ».

Oups ! Vous avez juste oublié quelques détails…

 

Commençons par la numérotation (plus exactement l’identification) des dossiers clients. Mêmes progiciels implique même numérotation. Il va donc falloir effectuer une migration. C'est-à-dire transformer un dossier identifié par exemple 0001 en 1001.

Oui, mais qu’est-ce que cela signifie en termes comptables ? Je vais donc aussi devoir retoucher la compta…

Ah, mais ce client a acheté un produit XYZ que je lui ai facturé. Zut ! Il faut aussi que je retouche mon référentiel Produits et Services, car il y a aussi des redondances… Ah, et puis je dois m’occuper de ma base fournisseurs… etc

Pire, il faut que je retouche les factures émises ou reçues puisque l’indentification Produits/Services a été modifiée.

 

Et « baleine sous la falaise », j’ai à faire face à des obligations légales…

La loi me contraint à conserver tous mes échanges concernant un contrat pendant dix ans (Loi du 13 mars 2000, et Article L134-1 du code de la consommation, et CGI articles 289 et suivants, etc …).

 

Le problème, c’est que lorsque j’ai intégré les Systèmes d’Information, j’ai modifié le référencement (identification ou numérotation) des dossiers clients, fournisseurs, produits/services et autres.

Aïe ! Un avocat retord et pervers (que mes amis avocats me pardonnent ces expressions) peut en profiter lors d’un litige en prétendant que l’intégrité n’a pas été respectée. 

Pour faire la preuve éventuelle, je vais donc être obligé de conserver pendant dix ans les plates-formes informatiques (les ordinateurs) et les données. Tout en continuant de payer les licences logicielles, sinon je serais incapable de relire les données pour faire la preuve. Quel coût de stockage, quel coût de licences, quel coût de maintien de compétences ?

« Bon », me direz-vous, « je vais considérer que le coût du risque est inférieur au coût du maintien. Donc je fais une migration des données et je ne conserve ni les plates-formes initiales ni le stockage historique ».

 

Voui, voui, voui… Vous avez tout simplement oublié internet et les réseaux sociaux. Un client ou fournisseur qui va vous attaquer, et qui va avoir gain de cause, car vous ne pouvez pas prouver l’authenticité de l’historique, va diffuser l’information.

Combien de litiges allez-vous alors devoir arbitrer ?

 

Vous allez me dire à juste titre « C’est bien d’avoir énoncé le problème. Comment le résoudre ? »

C’est une très bonne question, merci de me l’avoir posée...

J’y ferais deux réponses :

1- Conserver l’historique matériel pendant les dix ans nécessaires.

2- Faire certifier que la migration des données n’entache en aucune manière leur intégrité.

Chacune de ces solutions a bien sur un coût.

Mais « C’est vous qui voyez », comme diraient Laspales et Chevallier

Mon objectif était uniquement d’attirer votre attention sur le risque…

 

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